¿Cómo registrar una empresa en Venezuela?: Requisitos y más

Definitivamente son tiempos para emprender. Si andas en la onda de empezar tu propio negocio e independizarte para lograr un mejor fututo en medio de estos difíciles días, aquí te explicaremos cómo registrar una empresa en Venezuela.

Requisitos para registrar una empresa en Venezuela

Hace ya muchos años Venezuela figuraba como uno de los países con mayores emprendimientos. Incluso ahora, cuando la economía nacional muestra el peor de sus aspectos, miles de compatriotas hacen colosales esfuerzos diariamente por independizarse tratando de cristalizar sus sueños dándole forma de empresa.

Sí tu eres uno de esos batalladores este post es para ti y como el tema es grueso comencemos pronto. De inmediato te indicamos los recaudos que te harán falta para constituir de tu compañía en Venezuela y su activación ante la autoridad local que te compete. Veamos:

• Denominación o razón social de la compañía (nombre)
• Documentos de acreditación de la compañía
• Cálculo de los montos que se tendrá que cancelar por el registro y al Fisco Nacional
• Pago por derechos de registro, firma y recepción de los recaudos de registro de la compañía
• Publicación del registro mercantil (por lo general se hace en periódicos especializados)
• Registro Único de Información Fiscal (RIF)
• Libros contables que deben ser sellados y foliados en el Registro. A saber: Libro diario, Libro mayor, Libro inventario, Libro compras y Libro ventas
• Certificado de inscripción en el INCES
• Constancia de inscripción en el Instituto Venezolano del Seguro Social (IVSS)
• Conformidad de uso en Cuerpo de Bomberos e Ingeniería Municipal
• Patente de Industria y Comercio en la Alcaldía

Procedimiento para constituir una empresa en Venezuela

Conocidos los recaudos, ahora toca explicarte cómo registrar una empresa en Venezuela, de tal suerte que te describiremos los pasos más relevantes a cumplir. Para ello comenzaremos por el paso inicial que siempre debe cumplir quien aspire hacer las cosas bien para ver cristalizado su sueño. Nos referimos a buscar el asesoramiento de los especialistas, como lo son un abogado y un contador.

¿Por qué requiero de un abogado para registrar mi compañía?

Muy simple: para la constitución de la compañía se hace indispensable contar con los servicios de un abogado. Este profesional se encargará de todo lo referente al tema legal del documento. Pero además es obligatoria su firma en la documentación que exigen los entes públicos correspondientes. Una vez activada la compañía, también redactará las actas de asambleas.

Se igual manera determina legalmente la futura sociedad y el porcentaje accionario, así como la razón legal de la compañía, pudiendo esta ser compañia anónima o sociedad de responsabilidad limitada. Por culminar este punto, el jurista es quien avala los escritos que requieren ser autenticados y protocolizados ante los entes competentes cuando se requiera.

¿Y por qué un contador público?

El contador representa otro apoyo indispensable en este propósito de aprender cómo registrar una empresa en Venezuela. Un contador tiene la misión de analizar los procesos contables y fijar el porcentaje de ganancia o pérdida de cada socio, según sea el caso y determine el cierre fiscal. Esto se hará de manera proporcional, de acuerdo a su aporte en la constitución de la compañía, algo que también se conoce como porcentaje accionario.

De acuerdo a la ley, el contador público es quien realiza, mediante acta, el estado financiero de la compañía. Aunque también está entre sus atribuciones, asesorar a su cliente en el análisis de temas contables que deriven de los procedimientos fijados en la constitución de la compañía. De tal manera que sus consejos ayudarán en la toma de decisiones. Tambien se puede nombrar a un contador como comisario de la empresa.

Pero ahora veamos cuáles son los pasos para crear una empresa en Venezuela:

Procedimiento 1: Establecer el nombre o razón social

Iniciando con el procedimiento para registrar una empresa en Venezuela, debemos escoger el nombre o razón social que tendrá nuestra compañía. También hay que fijar en este paso qué modalidad de compañía nos conviene más, según las formalidades a efectuar acorde con la legislación venezolana, donde destacan, entre otros, los siguientes instrumentos legales:

• Código de Comercio
• Ley de Mercado de Capitales
• Código Civil

La razón social debe protocolizarse ante el Registro Mercantil que corresponda. Es este ente el que decidirá si podemos usar el nombre que escogimos o si por el contrario ya está siendo usado por otra compañía ya existente. Ten presente que la razón social de una compañía representa su característica primordial. Además, por ser única, tiene que ser asentada de manera clara en el escrito constitutivo.

Ahora seleccionamos entre los tipos de empresas el que más nos convenga:

1. Firma unipersonal
2. Sociedad en nombre colectivo
3. Sociedad en comandita simple
4. Sociedades de capital o compañía anónima
5. Sociedad anónima
6. Sociedades en comandita por acciones
7. Sociedad anónima de capital autorizado
8. Sociedades anónimas inscritas de capital abierto
9. Sociedad mixta
10. Sociedades de responsabilidad limitada

Procedimiento 2: Documento de constitutivo y acreditación de la compañía

El acta constitutiva es el documento que especifica aspectos claves de la compañía, tales como:

• Capital inicial
• Número de socios y su participación accionaria
• Datos personales de los socios
• Capital

Este documento también deja asentadas las normas a seguir por la administración de la compañía y las que regirán los estados financieros de la misma. El acta debe estar firmada tanto por todos los socios como por el abogado.

En dicha acta también debe establecerse a un contador público. Este profesional cumplirá la función de Comisario, con facultad de supervisar y hacer asesorar a los socios o a la junta directiva sobre el ejercicio fiscal. También velará porque tanto administradores y como contables cumplan con los estatutos de ley.

Procedimiento 3: Cálculo de los aranceles para la inscripción

Ahora corresponde hacer los cálculos de los aranceles a pagar por la inscripción de la compañía en el Registro Mercantil. Vale destacar que los montos a pagar para registrarla, se establecen según el capital con el que se funda la compañía.

Igualmente hay que efectuar un pago al Fisco Nacional. El monto de este arancel se fija en base al pago mínimo establecido por el Servicio Autónomo de Registros y Notarías, mejor conocido como SAREN.

Procedimiento 4: Firma del documento

Una vez efectuados todos los pagos de las tasas, aunque sólo cuando el Registrador/a haya consentido nuestra solicitud para la inscripción de la compañía, se nos asignará una fecha para la firma del documento.

Luego de esto se nos hace entrega oficial del documento constitutivo de nuestra compañía.

Procedimiento 5: Publicación del Registro

Después de haber realizado el registro de rigor, corresponde publicarlo en un periódico de publicación nacional o regional. Aunque también puede hacerse en algún impreso especializado, para darle difusión al acto de registro mercantil de la compañía, de acuerdo a la ley.

Procedimiento 6: Libros contables

Para continuar con este post sobre cómo registrar una empresa en Venezuela, te informamos que estando ya constituido de nuestro emprendimiento, ahora nos corresponde comprar los libros contables. Estos son:

• Libro Diario
• Mayor
• De Inventario

Todos deben ser sellados y foliados en el Registro, de acuerdo a la normativa legal establecida en el artículo 32 del Código de Comercio:

“Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios.

Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones.”

Procedimiento 7: Trámite del RIF

El Registro de Información Fiscal (RIF), también conocido como cédula fiscal, es la constancia que aporta el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), de que la compañía ha sido inscrita en su base de contribuyentes.

Se trata de un procedimiento obligatorio para las personas naturales, jurídicas, entes gubernamentales y todas las empresas de índole socio-productivo. Se hace de forma sencilla por la Web del SENIAT. Sólo hay que seleccionar la ventana “Sistemas en línea” en la barra superior y luego la opción “Inscripción de RIF”. Acto seguido te abrirá una ventana donde debes transcribir los datos que te pide.

Procedimiento 8: INCES y Seguro Social

El siguiente paso es la inscripción en el Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista (INCES).

Este procedimiento debe arrojar de una constancia que debemos guardar. Para este trámite se exige la cancelación de un monto que debe cancelarse a través de la Unidad de Ingresos Tributarios del INCES, Aunque únicamente deben pagar las empresas con más de cinco trabajadores.

El otro trámite que debe hacerse, es la inscripción de la compañía en el Instituto Venezolano del Seguro Social (IVSS). Este es el ente gubernamental encargado de establecer los beneficios que corresponden a los trabajadores en caso de maternidad, pensión por vejez, pensión de sobreviviente, enfermedad o accidente que acarree invalidez, retiro o cesantía, entre otros supuestos de ley.

Procedimiento 9: Permiso de funcionamiento

Una vez cumplidos todos los trámites referentes a las entidades nacionales, toca conocer el significado del término “descentralización” del que tantas veces hemos escuchado. El asunto ahora lo veremos relacionado con la permisología que compete a las alcaldías y otros entes locales como el Cuerpo de Bomberos.

Así las cosas, nuestra compañía ahora tiene que recurrir a la alcaldía que competa, según la ciudad que hayamos escogido para su asiento. Allí debemos tramitar el permiso de funcionamiento, para lo cual se requiere gestionar previamente la Patente de Industria y Comercio. Este es documento indispensable para poder efectuar cualquier actividad comercial en nuestro país.

Procedimiento 10: Certificación del Cuerpo de Bomberos

También será necesario tramitar la certificación que otorga el Cuerpo de Bomberos. La misma es la garantía que nuestro local u oficina cumple con todas las normas de ley, incluyendo las medidas contra incendios.

Al realizarse este trámite por vez primera, es menester consignar una serie de recaudos; veamos cuáles son:

• Original y copia de la C.I., más copia del RIF vigente del representante legal de la compañía
• Fotocopia del RIF vigente de la empresa
• Copia del documento registrado de la constitución de la compañía
• Si el representante legal de la compañía fuere un profesional de libre ejercicio, deberá presentar una copia del título que lo acredita
• Fotocopia del documento de propiedad del local o del contrato de alquiler
• Copia del plano del interior del local, donde se puedan ubicar los equipos contra incendio
• Pago de arancel. Este se calcula de según las especificaciones del cada caso. Dependiendo del estado, el arancel puede variar desde las seis hasta las 15 U.T.

Procedimiento 11: Conformidad de Uso de la Ingeniería Municipal

Todo establecimiento debe tenerlo, bien sea una oficina, fábrica, centro educacional o dispensario sanitario. Como su nombre sugiere, indica que el espacio está apto para funcionar según las normas de Ingeniería Municipal, las cuales pueden variar de un municipio a otro.

Más puntualmente, el documento hace constar que la compañía o institución ejerce una actividad que se corresponde a la Ordenanza de Zonificación Municipal.

Procedimiento 12: Licencia de Actividades Económicas

Ya sólo queda gestionar la Licencia de Actividades Económicas, la cual va a depender del área comercial que competa.

Como en los casos anteriores, los criterios y requisitos también pueden variar de un municipio a otro.

De esta manera ya debes tener una idea más clara sobre cómo registrar una empresa en Venezuela. No obstante, ni la constitución de la compañía ni la engorrosa permisología requerida para poner en marcha tu emprendimiento son garantía de éxito.

Recuerda que si bien es cierto que Venezuela muestra los mayores índices de emprendimiento en la región, también es cierto que cuenta con la mayor cantidad de fracasos. Así que en este punto te damos algunos consejos para que comiences de la mejor manera y el éxito pase a ser una posibilidad incierta.

Consejos para el éxito de tu empresa

Como te adelantamos, nos toca darte dos consejos que debes cumplir para garantizar las metas de tu compañía.

Busca la mejor idea

Cuando decidas que es oportuno arrancar con la actividad, lo primero que tienes que hacer es establecerte una muy precisa de las ventajas y alcances de tu compañía. La mayoría de los fracasos ocurren por la improvisación, pues de nada vale tener muchas ganas de triunfar sino se sabe con exactitud qué es lo que queremos y cómo debemos actuar frente a eventos de diferente índole que se nos atravesarán en el camino.

De tal suerte que se hace forzoso conocer con certeza el mercado al que se desea llegar. Pero también hay que saber cuáles son los productos o servicios correctos con los que se pueden lograr los mejores beneficios de acuerdo a nuestras posibilidades. Aquí hay que observar la estructura de costos y la competencia.

Apóyate en los recursos con los que dispones. Estos pueden ser conocimientos técnicos o empresariales, pero en ambos casos te servirán para aprovechar las oportunidades que se presenten y así lograr levantar un emprendimiento exitoso.

De la misma manera se deben visualizar las eventuales dificultades. Se requiere pensar con antelación en cómo solucionar los problemas, en caso de que nos visiten. Con tal previsión impulsaremos el crecimiento de nuestra compañía. Pero lo que es mejor, fortaleceremos nuestra autoconfianza y avanzaremos a paso firme y con seguridad por medio del camino siempre minado que conduce hacia el éxito.

Así que enfócate en el desarrollo de tu proyecto para que termine siendo más que un sueño.

Equipo de trabajo

Para coronar nuestra meta, también debemos recordar el viejo adagio que reza que solos caminamos más rápido, pero que acompañados llegamos más lejos. A lo que habría que agregar, en nuestro caso, que acompañados con las personas idóneas alcanzaremos el éxito.

De tal suerte que si en realidad queremos triunfar con nuestra compañía, será mejor que nos rodeemos de las personas que puedan aportar tanto conocimientos técnicos como experiencia y seguridad, aunque esto no se puede confundir con el exceso de confianza.

En resumen, lo recomendable es conformar un equipo que nos pueda ayudar tanto con habilidades y su aptitud, como con sus  conocimientos técnicos. De esta menara, entre todos, resultará más fácil conquistar la meta del éxito.

Esperamos haberte ayudado en la ardua tarea de saber cómo crear una empresa en Venezuela. Como has podido ver, hay mucha semejanza en entre este post y uno anterior sobre Cómo crear una fundación en Venezuela, así que ahora cuentas con dos opciones para elegir la que más te convenga. Hasta la próxima y mucha suerte.