¿Cómo hacer una Nómina en Excel?: Formato

Una de las tareas más delicadas de las compañías es el pago de salarios a sus trabajadores. Muchos son los puntos que la ley exige cumplir y las equivocaciones están sujetas a multas. Pero hay una manera de evitarse esos problemas, por eso hoy te explicamos cómo hacer una nómina en Excel.

¿Cómo puede ayudarme Excel con la nómina de mi compañía?

Excel es un programa de Microsoft que puede resultar de gran ayuda para tu empresa al momento de elaborar la nómina de tus trabajadores, siempre que se maneje de la manera adecuada. Esta útil herramienta te permite elaborar un formato para que optimices el uso y control de la nómina.

Pone a tu disposición distintas fórmulas para saques las cuentas de manera automática del sueldo de cada uno de tus empleados, además de indicarte cuánto deben cotizar, vacaciones y un largo etc.

Pero vale aclarar que no hay un formato único para hacer una nómina en Excel. Lo cierto existe una vasta variedad de formatos y cada uno se acomoda a las necesidades particulares de cada compañía. Esto significa que si tú elaboras la nómina desde el propio inicio, no debes alarmarte si su conformación difiere de los formatos que puedas observar en la Web.

Además, debes tener presente que estos formatos requieren ser ajustados a las normas legales de cada país. Es obvio que las deducciones, por mencionar un caso, van a variar de un país a otro, pero por fortuna Excel te ofrece la opción de hacer los ajustes para que luego todo ya esté automatizado.

Así son las cosas, lo que importa es que el formato que elabores se ajuste a lo que se puede esperar de una nómina. Recuerda que lo esencial es que sea lo más sencillo que se pueda para que tú, tu administradora o cualquier otra empleada/o que la use la entienda de manera clara.

De tal suerte que no tienes porqué inquietarte por la complejidad del plantilla mediante la cual elaborará ti formato de nómina. Sólo concéntrate en el desempeño que debe mostrar y en su simplicidad.

¿Cómo puedo conseguir la plantilla para elaborar una nómina Excel?

De hecho son tres maneras en las que puedes conseguir una plantilla para que elabores tu propio formato de nómina Excel:

1. Bajando una plantilla desde Web: En Internet se puede hallar una vasta variedad de modelos, a modo de ejemplo de nómina en Excel. Cada uno tiene su propio nivel de complejidad. Esta opción, aunque la más expedita, es la menos aconsejable pues amerita usar una plantilla que no sabes cómo viene configurada. Esto puede significar un problema mayor y basta imaginar que la plantilla venga con errores o fórmulas equivocadas. Así que atento con esto.
2. Elaborando tú la plantilla: Esta elección conlleva más esfuerzo, pero es la más aconsejable. Así entenderás a plenitud la manera en que funciona la plantilla. Pero además te asegurarás de que las fórmulas que uses sean las indicadas y podrás enseñar a cualquiera para que trabaje con ella. Por otra parte, al entender su funcionamiento, ya podrás ajustar la versión original a los requerimientos de otras compañías.
3. Por medio de un comando Combinar Correspondencia: De todas, esta es la opción que exige más trabajo, aunque también resulta la más conveniente. La tarea acarrea enlazar un documento de Microsoft Word con un fichero de Excel donde tengas la base de datos de tu nómina.

¿Qué incluye el formato de nómina Excel?

De manera básica, un formato de nómina sencillo incluye tres secciones esenciales:

1. Salario devengado
2. Deducciones
3. Apropiaciones

Cada una de estas partes a su vez está compuesta por los conceptos que hay que cancelar al trabajador. Ten presente que según la modalidad del contrato y los ingresos del empleado, se agregan o no conceptos como bono de alimentación o el de solidaridad por motivo de la pensión. Aunque esto va a depender del país donde se asiente la compañía y sólo por citar dos casos entre muchos.

Salario devengado

Este segmento corresponde al monto total de los ingresos del empleado de acuerdo a las fechas de pago convenidas. Éstas pueden ser mensuales, quincenales o incluso semanales. Para saber dicho monto se agregan los conceptos siguientes:

• Salario base
• Horas extras
• Recargos nocturnos
• Recargos dominicales y festivos
• Comisiones
• Bono de transporte

No obstante recordemos que esto varía de acuerdo al país donde se asiente la compañía.

En todo caso, la hacer la cuenta con estos elementos obtendremos el total del salario devengado. Este es el monto al que tienes que restar las deducciones. Lo otro es que las horas extras, recargos y comisiones van a variar de un trabajador a otro.

Deducciones

El concepto se refiere a las deducciones que se tienen que hacer al total del salario devengado. Por ley y dependiendo del país, los trabajadores aportan una parte porcentual de algunos conceptos, como salud y pensiones. Mientras que la otra parte del porcentaje lo debe asumir el empleador.

Pero dependiendo del sueldo devengado, pueden existir otras deducciones que deben ser incluidas en el formato de nómina en Excel en blanco:

• Retención en la fuente
• Fondo de solidaridad pensional
• Créditos de libranza
• Otras deducciones
• Apropiaciones

Las apropiaciones son el pago que la compañía debe asumir por los siguientes conceptos de la nómina:

• Seguridad social: salud (X% según el país), pensión (X% según el país), entre otros según el país.
• Aportes parafiscales: caja de compensación familiar, ICBF, SENA.
• Prestaciones sociales: vacaciones, cesantías, prima de servicios.

Vale aclarar que el monto total de cada concepto cambia dependiendo de algunas variantes como:

• Modalidad de contrato
• Periodo a liquidar
• Salario total devengado del trabajador

Además debes saber que por lo general las apropiaciones no se apuntan en el comprobante de nómina. Aunque si es información base para tu compañía y que requieres controlar para llevar el orden de lo que pagas a tus trabajadores.

Otras secciones que puedes incluir en tu formato de nómina Excel

Pero existen otras secciones que pueden facilitarte aún más el trabajo de la nómina de tu compañía. Así que no está demás que puedas agregarlas, claro que siempre y cuando se ajusten a tu modelo de formato.

• Encabezado de la nómina: Es una fila donde pondrás una leyenda sobre toda la información que apuntarás más tarde. Se comienza con los datos de identificación del trabajador, bien sea mediante de su nombre, documento de identidad o cualquier otra nomenclatura que use la compañía.
• Período de liquidación: Aquí se señala la fecha y período al que se refiere la nómina. Debe decir algo así: Pago del mes de diciembre del 2019.
• Total bruto y el Total a recibir: El primero alude el monto total que el empleado acumuló como salario en todo el período de trabajo que indica el recibo. Mientras el otro se refiere al monto que el trabajador recibirá realmente, luego que se le resten todas las deducciones que el empleador debe hacer por ley.
• Sección para firmas, fechas y sellos de la empresa: Una vez que la nómina es calculada y se efectúa el pago a los trabajadores, éstos tienen que firmar para que quede constancia de que están contestes con el monto que están recibiendo. Funciona como garantía para la empresa, al indicar que se pagó el salario correspondiente al empleado, dejando constancia en caso de que se presente una irregularidad.

Pasos para hacer una nómina en Excel con fórmulas

Ya hemos visto el formato de nómina sencillo, ahora veremos cómo hacer una nómina en Excel paso a paso, pero en específico una con fórmulas, que resulta un poco más compleja que el caso anterior.

Paso 1

Vale la pena que tengas presente que las fórmulas que emplearás cambian de según el país en el que te encuentres. Esto se debe, como ya hemos advertido, a que las leyes o normativas laborales también suelen ser diferentes. De tal manera que antes de comenzar es aconsejable que revises toda la información que corresponda.

Paso 2

Inicia sesión en Excel. Recuerda que eres libre de armar la nómina según tu gusto y necesidades, pero trata de distribuir la información de forma equilibrada en vez de agruparlo todo en un solo lado o punto de la interface u hoja de cálculo.

Una recomendación es que es que distribuyas la información entre varias pestañas del documento de Excel. La idea es que en una pestaña guardes los siguientes datos (entre otros que requieras en el mismo sentido):

• Nombre de cada empleado
• Cargo que desempeñan
• Sueldo básico que reciben
• Comisiones, etc.

En una pestaña diferente agregas otra tabla dónde puedes apuntar las tarifas e impuesto. Después, en otra pestaña información diferente y así de manera sucesiva. Esto resulta muy útil cuando la compañía es bastante grande y cuenta con numerosos empleados.

Pero ten presente que esto es sólo un ejemplo con el propósito de que no hagas un desorden. En breve (en el paso 4) te explicaremos a más fondo lo referente a los datos de los empleados.

Paso 3

Ahora haz una sección donde pata guardar los datos de identificación de la compañía:

• Nombre
• Dirección
• Fecha o periodo que cubra la nómina, etc.

Paso 4

Acto seguido elaboramos una tabla con la información de los trabajadores de la compañía. Hay que agregar sus rasgos relevantes para el cálculo salarial:

• Nombre de cada empleado
• Cargo que desempeñan
• Horas trabajadas
• Salario base
• Bonos
• Comisiones
• Deducciones, etc.

En este aparte se ingresan los datos necesarios para el cálculo del sueldo del empleado.

Paso 5

Ahora hacemos una tabla adicional que contenga la data concerniente a las retenciones:

• Seguro Social
• Impuesto a cancelar
• Ley de Política Habitacional, etc.

Con esto ya tienes tu nómina, pero recuerda que puedes anexar cualquier otro apartado que consideres necesario.

Utilizar un software de nómina en la nube

Pero no todo se limita al Excel al momento de elaborar una nómina de trabajadores para una compañía.

Existen programas informáticos que automatizan las tareas de un fichero de Excel, con lo que simplifican tu trabajo. Este es un ingenio en extremo útil, ya que permite aligerar el proceso de pago a los trabajadores. De tal modo que con estos programas mantienes organizada la información y dispones de un informe preciso de los pagos, al tiempo que puedes guardar todo de manera segura.

Pero si algo es de destacar del software virtual, es que te da la seguridad de mantener la información actualizada con los cambios de ley. Esto es porque hace los ajustes requeridos para que no tengamos que preocuparnos por agregar nuevos campos o hacerle modificaciones a los que ya tenemos.

Aparte, con un software de nómina de la nube, minimizas los errores que pueden darse en el formato de Excel. Esto se debe a que el programa hace los cálculos de manera precisa.

Conocida esta otra opción, ahora medita un poco y escoge la que te ahorre más tiempo y mejore la funcionabilidad de la nómina de tu compañía. Si te decides por un software de nómina en vez de un archivo de Excel, te recomendamos un programa intuitivo y se fácil uso, como Siigo.