¿Cómo hacer un Oficio de Petición?: Formato, Ejemplos y más

Un oficio es un documento oficial que se remite a un organismo público o privado, con la intención de formalizar un comunicado o realizar una petición de forma protocolar. También es muy común utilizarlo para hacer una solicitud de ayuda o donación. En este artículo aprenderás cómo realizar un oficio.

¿Qué es un oficio?

Existen diferentes tipos de documentos dentro de las organizaciones, los cuales sirven para manifestar comunicados dentro y fuera de las instituciones y que pueden dirigidos a personas, grupos u organizaciones. Todos estos escritos, se elaboran con el objetivo de informar, notificar o participar algún tipo de acción que la persona u organismo que lo emite haya realizado. Sin embargo los oficios representan archivos de mayor envergadura.

Un oficio consiste en un documento físico que se elabora con el objetivo de comunicar asuntos de carácter institucional. Aunque anteriormente solo podían ser realizados por el gobierno, actualmente estos documentos pueden ser elaborados por organismos públicos o privados del país, los cuales pueden emitir este envío a personas, instituciones externas u órganos gubernamentales.

En el caso de estos últimos, los mismos pueden dirigir un oficio a la población en general, a instituciones sociales con o sinfines de lucro, a organismos gubernamentales como bancos, ministerios, embajadas, entre otras; o por otra parte a personas con un cargo público importante, que a su vez se encuentran en la facultad de emitir un oficio.

¿Para qué sirve?

El oficio tiene la función de ser un medio para tratar asuntos que competen a figuras representativas de la nación o en un nivel más bajo asuntos dentro y fuera de una institución o empresa, los cuales no pueden resolverse de forma habitual o común como cualquier otro asunto sino que por el contrario requieren que sean tratados de manera legal y oficial siguiendo una serie de formalidades.

Normalmente en los oficios, se comunican temas de carácter protocolar. Pueden manifestar acciones, decisiones o mensajes que tengan el objetivo de mantener relaciones diplomáticas estables, como por ejemplo agradecimientos o invitaciones a eventos de gran importancia. También se realizan comúnmente oficios con fines políticos, sociales o gubernamentales.

Por esta razón, existen indicaciones específicas sobre Cómo redactar un oficio, normalmente estos deben cumplir con ciertas características y lineamientos para considerarse válidos, legales y auténticos delante del órgano, persona o institución al cual vayan dirigido.

La validez de estos archivos dependerán de la parte que lo emita, que comúnmente son instituciones del gobierno o públicas. Sin embargo las instituciones privadas como escuelas o bancos que no sean del gobierno, pueden elaborar oficios también.

Tipos de oficio

Como se mencionó anteriormente existen distintas razones para redactar y emitir esta clase de documentos, por lo que hay ciertos patrones y lineamientos establecidos sobre cómo hacer oficios, esto dependerá de a quien se quiera dirigir, quien lo esté pronunciando y qué tipo de oficio se quiera emitir, lo cual determinará la estructura del mismo.

En este sentido los oficios se pueden clasificar de dos maneras. Una de ellas será dependiendo del destino que este tenga, es decir, si la institución que emite el oficio lo dirigirá a un departamento, área o persona en específico dentro de la institución. Y por otro lado si el remitente quiere enviar el documento a una institución, organismo o persona ajena al propio.

De esta manera, basados en esta clasificación, los oficios pueden ser de dos tipos:

Oficio interno o interior

Es aquel oficio que se redacta para ser dirigidos a personas particulares que pertenecen a la misma institución desde la cual se está realizando el documento. Pueden ser dirigidos en forma ascendente o descendente, es decir que pueden ser emitidos por personas de altos cargos dentro de la institución, hacia personas de cargos más bajos en cuanto a jerarquía dentro del organigrama y viceversa. También pueden ser entregados entre departamentos de la misma organización.

Oficio externo o exterior

Son aquellos que van dirigidos desde la institución u organismo a otra organización o persona ajena a la misma que la emite. Pueden ser realizados por entes gubernamentales como gobernaciones, alcaldías o departamentos y ser dirigidos a personas de otras instituciones públicas o bien a otros organismos públicos o privados. También se consideran externos cuando son dirigidos a otras sedes de la misma organización.

Oficio directo

Este tipo de oficio también es conocido como oficio simple y entra dentro de los oficios de tipo exterior. Se considera oficio simple o directo cuando es expedido a una sola persona o institución. Pueden ser emitidos por una organización o persona con un cargo o índole similar a la persona o institución a la cual va dirigida, o puede ser un ente diferente que envíe el documento con ánimos de realizar alguna alianza o tratar tema que competen a ambas partes.

En el caso de los entes del gobierno, si son dirigidos a otra sede de la misma entidad, son considerados también oficios directos, ya que es considerado como la misma organización. Un ejemplo de este tipo de oficio pueden ser denuncias o reclamos a autoridades, en este caso se debe tener en cuenta que el lenguaje siempre debe ser respetuoso y diplomático de manera que se entienda el mensaje que se quiera trasmitir y se mantengan las normas de protocolo.

Oficios múltiples

Es parecido al oficio simple en cuanto a su redacción y estructura, sin embargo se diferencia de este en que está orientado a más de un individuo.  Este tipo de oficio es emitido o enviado a varias personas, por esta razón el lenguaje que se expresa en ellos debe ser de forma universal.

En este caso, deben manejarse palabras que puedan ser interpretadas en un contexto general. Normalmente este tipo de documentos son aquellos que comienzan con frases como: “a quien pueda interesar”. Un ejemplo de esto son comunicados emitidos por el gobierno a una institución en específico.

Oficio de petición

El oficio de petición es el tipo de oficio que se elabora con el objetivo de realizar una solicitud en específico de un ente a otro. La redacción del oficio de petición se realiza de manera protocolar, persuasiva y con fundamentos sólidos para realizarlo, ya que tiene el fin de requerir el otorgamiento de un bien, un lugar o un servicio determinado bien sea de manera temporal, como un préstamo o de manera total como donaciones de materiales.

Un ejemplo de oficio de petición puede ser la solicitud de un espacio para la realización de un evento donde la parte interesada se dirigirá a la institución del estado competente para otorgar el uso de este lugar, cumpliendo con la forma correcta de cómo elaborar un oficio de petición. Otro ejemplo es la petición de una escuela a algún organismo del gobierno para el otorgamiento de materiales escolares como mesas, pizarras, computadora o material para deportes.

Un oficio de petición también se puede realizar como parte de los Trámites y permisos para abrir un negocio en México, bien sea para solicitar un permiso o un financiamiento para comenzar la empresa.

¿Cómo realizar un oficio de petición?

La forma correcta de cómo hacer un oficio de petición está determinada por una estructura concreta que no debe ser alterada, ya que si no se cumplen con estos patrones se puede alterar la validez del mismo. Debe estar correctamente identificado con los datos del remitente y los datos del receptor, la fecha en la cual se realizó el oficio es importante, ya que le da vigencia al mismo. De la misma manera se expresara de manera muy clara y puntual lo que se quieres solicitar en él.

Formato para realizar un oficio de petición

El formato correcto de cómo redactar un oficio de petición debe llevar los siguientes parámetros:

Una vez definido el asunto que se tratará en el oficio, se debe delimitar la cantidad de párrafos y palabras que se usaran para realizar la solicitud. La extensión del documento dependerá de esto. El tamaño del papel normalmente es de tamaño carta, oficio o A4.

Debe estar debidamente identificado con el membrete de la institución. Se colocará la fecha en que se expide, y el lugar, este dato se colocará en la esquina superior derecha. Debajo de esta se colocará la el número de expedición y al lado las siglas del departamento que lo envía. Posteriormente se colocarán los datos de quien lo escribe y los datos de la persona o institución a quien va dirigido, donde se incluirá el cargo que ejerce.

Luego se escribirá el cuerpo del oficio donde se expondrá el asunto por el cual se realiza la petición tomando en cuenta lo que anteriormente se dijo de la extensión. Y por último se colocara la despedida con una frase protocolar y el nombre de la persona que lo escribe (ejemplo: atentamente, Nombre y Apellido).

Es importante que el oficio contenga el sello de la institución o persona que lo emite para que tenga credibilidad ante otras instituciones como un documento legal.