¿Cómo saber mi razón social en México?: Método actualizado

La razón social de una empresa es lo principal que se debe tramitar a la hora de crear una empresa y hacer todos sus trámites legales para comenzar su funcionamiento. En esta entrada conocerás todo al respecto y cómo saber mi razón social.

¿Qué es la razón social de una empresa?

Las empresas de todo el mundo se diferencian de otras no solo por el tipo de producto que venden o por el servicio que prestan, por las actividades que llevan a cabo o por su ubicación en determinado lugar. Lo primero con lo que se distingue una empresa de otra es por su nombre.

La razón social funciona como el nombre o la denominación con la que una empresa de identifica ante la ley y ante la clientela. Esta denominación es la que se muestra en los documentos constitutivos, en los reglamentos o estatutos, facturas y todo documento legal que involucre a la empresa en el ámbito jurídico y administrativo.

No solo aparece en los documentos legales que forman parte de la administración o dirección de la misma, también aparece en anuncios publicitarios, folletos, redes sociales, etc. Sin embargo, esto no siempre es así, es posible encontrar en el mundo empresas que tienen nombres en sus establecimientos diferentes al que se observa en sus documentos.

Esto pasa porque la razón social es un concepto distinto al de nombre comercial, algunas empresas pueden mantener su razón social en todos sus documentos y en su imagen frente al público, pero otros pueden variar un poco y tener un nombre comercial distinto.

Hay distintos pasos

La razón social es una de las primeras cosas que se solicitan a la hora de formalizar una empresa, por lo que es un Requisito para crear una empresa, aunque esto puede variar dependiendo del país al que corresponda la misma. El registro de la razón social no es igual en todo el mundo, hay requisitos y pasos a seguir diferentes para cada jurisdicción.

Resulta muy importante porque no solo identificará a la empresa desde que esta se constituya, sino que deberá ser único. La razón social no puede ser igual a la que otra empresa ya tiene, de ser así se podría penalizar a su propietario por robo de derechos de propiedad de otras personas, las sanciones que se aplican también varían dependiendo del país en el que se presente la situación.

Por eso mismo al momento de modificar esa razón social es posible que se emplee un poco más de tiempo para analizar el nuevo nombre tal como si se estuviera registrando por primera vez. Se sigue todo un procedimiento de revisión del nombre y de documentación del mismo, puesto que al modificarlo es posible que otros documentos, los bienes y el capital de la empresa se vea afectado.

Otros conceptos que conviene conocer son el de marca y nombre comercial, que pueden ser similares, pero hacen referencia a cosas distintas:

• Marca: Se trata de una señal o un signo que diferencia un producto o un servicio de otro que sea parecido, por ejemplo, alimentos, automóviles, ropa, etc. En el mercado es necesario que se diferencien de otros productos, tanto para ser reconocidos y alcanzar visibilidad, como para respetar los derechos de autor de otras empresas.

Registro necesario

Una marca a diferencia de una razón social se registra en el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial o IMPI, para que el dueño de la marca pueda recibir el "Título de Registro de marca". En el momento que ha sido registrado se mantiene vigente durante diez años, sin embargo, puede tener más vigencia si se renueva seis meses antes de que se cumplan esos diez años.

• Nombre comercial: Este concepto puede ser confundido con la razón social si no se conoce el significado de cada término, este hace referencia a la identificación del negocio, comercio, empresa o establecimiento. Este nombre no necesita ser registrado, solo es necesario solicitar que se publique en el Instituto Mexicano de la Propiedad intelectual.

Una vez que se solicite la publicación del nombre comercial se procederá a proteger el mismo en un rango geográfico, es decir, en la zona en la que está ubicada la clientela de ese comercio o si el mismo certifica tener una difusión masiva porque sus actividades abarcan todo el país la protección abarcará todo México.

Uno de los requisitos que se solicitan para publicar el nombre comercial es una "fe de hechos" que debe estar legalizada ante un notario público. Los notarios públicos son personalidades importantes a la hora de crear una empresa y de mantenerla en marcha, incluso hasta cuando se vaya a disolver la misma, por lo que una recomendación importante es que se contacte a un notario de confianza desde el primer momento.

Tipos de razón social de una empresa

Hay varios tipos de denominación o razón social de una empresa, algunos son:

• La razón social debe incluir "compañía" cuando tiene el nombre de uno o más de los socios constitutivos. Generalmente son las Sociedades en Nombre Colectivo las que tienen este tipo de razón social.
• Cuando la razón social responde a una organización que fue creada por personas que en conjunto generan ganancias y persiguen un objetivo en común se tratará de una Sociedad en Comandita.

En estos casos pueden ser socios comanditarios y socios comanditados, los comanditarios tienen una cantidad ilimitada de compromisos con la sociedad, los comanditados tienen compromisos determinados según el cargo que tengan en la empresa y los aportes que hayan hecho para la misma.

• La razón social deberá tener las siglas de una Sociedad en Comandita por Acciones si la empresa ha sido creada por un accionista o varios, que sean comanditarios.
• Si la empresa fue formada por socios que dan aportes al capital por medio de títulos o de acciones, la razón social deberá incluir "S.A" que significa Sociedad Anónima.
• Mientras tanto, si la empresa fue formada en la modalidad en la que su capital puede cambiar y pueden ingresar a ella socios de forma voluntaria la razón social deberá tener las siglas de una Sociedad Cooperativa "S.C."

Tipos de empresas

Ahora bien, ya que se conocen los tipos de razones sociales en México y se ha visto a qué corresponden, conocerás un poco sobre los diferentes tipos de organizaciones o empresas que pueden ser formadas en el país.

Es importante conocer qué tipo de empresa formarás dependiendo del objetivo que desean alcanzar y la forma en la que deseas administrarla, si será solo un socio o si serán varios, etc.

• Sociedad en Comandita Simple (S. en C): se trata de una sociedad que puede formarse por decisión de una sola persona o de varias, si son varias serían socios colectivos que pueden ser de dos formas, como se explicó anteriormente.

Unos pueden tener una serie de responsabilidades con la sociedad según las aportaciones que hagan o el cargo que tengan, incluso un socio solo puede tener la obligación de dar su aporte al capital. Otros socios pueden tener responsabilidades ilimitadas con la empresa, en el mismo nivel o de forma jerárquica según la organización que escojan.

Sociedades específicas

• Sociedad en Comandita por Acciones (S. en C. Acc.): se trata de una sociedad que que se forma por dos o más socios (de tipo comanditados y comanditarios), los cuales aportan al capital de la empresa por medio de acciones que adquieren de la misma.
• Sociedad de Responsabilidad Limitada (S. R. L.): Se trata de una sociedad que normalmente es creada por PyMes (es decir, pequeñas y medianas empresas), es una de las más comunes en México y se caracteriza porque las obligaciones de los socios se limitan al pago que hagan como aportación al capital de la sociedad.
• Sociedad Anónima (S.A.), aunque también puede ser Compañía Anónima (C.A.): Se trata de otra de las sociedades con más popularidad en el país. Se caracteriza porque su capital se divide en acciones, de modo que los socios deberán aportar dependiendo de sus acciones y sus obligaciones también dependerán de eso.
• Sociedad cooperativa (Coop.): Aquí los socios que formaron la sociedad laboran en ella. Mayormente las cooperativas son de capital variable y se caracterizan porque las obligaciones de los socios y los derechos de los mismos son iguales a los de los demás. El mínimo de socios que deben existir para formarlas son cinco.
• Sociedad en Nombre Colectivo (S.N.C.): En este tipo de sociedad los socios son responsables por los demás socios y sus obligaciones son ilimitadas, sin embargo, es posible establecer en los estatutos que alguno de estos socios tiene responsabilidad limitada.

¿Qué es la razón social de una persona física?

La razón social de una persona física es el nombre y el apellido que tienen desde que nacen y son identificados cuando fueron registrados por sus padres. Sin embargo, estos nombres y apellidos en realidad no son una razón social, son solo nombres y apellidos que funcionan junto con la CURP para identificarse en el país.

Ahora bien, una persona puede utilizar su nombre como razón social de un negocio, empresa o establecimiento que creen en su momento, es en estos casos en los que la razón social y el nombre de la persona física o natural, pasa a ser lo mismo.

Normalmente se puede ver eso en las marcas personales, esto no es muy común porque normalmente los nombres comerciales son diseñados para resultar atractivos para el consumidor, generar conexión o simplemente ser llamativos y diferentes en el mercado. los nombres no suelen ser una buena opción cuando se quiere formar una marca atractiva, pero sí suele verse en empresas familiares.

Autorización de uso

La autorización de uso es un aval que otorga La Secretaría de Economía para dar legalidad a la denominación que se ha escogido para la empresa, como su nombre lo indica funciona para autorizar a la empresa a usar la razón social que ha escogido.

Esto se solicita antes de que se comiencen a generar los documentos constitutivos de la empresa, esto lo hace el notario directamente, sin embargo, en el portal oficial del Gobierno de México se permite que todos los interesados soliciten una Autorización de uso de su razón social, el requisito principal para solicitarla es disponer de la firma electrónica, hablaremos de ella en la siguiente sección.

En este sentido, se deberá ir con un notario para poder realizar este trámite, por eso es necesario tener un asesoramiento legal desde el principio, para no olvidar solicitar algún documento y tener todo en regla. Un abogado o un notario puede ayudarte en todo el proceso de constitución de la empresa, desde la creación de la razón social hasta el comienzo de sus actividades.

Autorización legal

Si no se tiene una autorización de uso, claramente no se puede emplear esa razón social, porque no se tiene el permiso de La Secretaría de Economía. Es preciso tener una autorización legal para evitar que se obtengan sanciones y comiencen problemas legales como demandas legales o civiles, entre otros problemas que pueden surgir cuando se aplican las medidas sobre Cómo saber si una empresa es legal.

Según lo explicado anteriormente, las razones sociales sirven para identificar una empresa, es posible que una razón social sea escogida para determinado negocio en cierto lugar del país, pero en otro lugar es posible que otra empresa tenga la misma denominación.

Esto sería un problema legal que pudo haberse evitado al consultar razón social, pero también es un problema comercial para cada una de las empresas, puesto que al usarlo sin autorización y sin conocer la existencia del otro ya habrán aplicado toda una serie de estrategias para darse a conocer, el marketing y la publicidad que tienen esas marcas no solo habrán funcionado para dar a conocer solo una sino las dos.

Al legalizar la razón social se deberá escoger una nueva y se deberá comenzar de nuevo a dar a conocer la empresa con su nuevo nombre. Es por esto que es preciso que luego de buscar razón social de una empresa se formalice y se obtenga el número de razón social, así como tener la autorización de uso para que la empresa se mantenga funcionando con legalidad.

E.firma

La e.firma es la firma electrónica que funciona para que se puedan realizar los trámites legales en el país que se puedan hacer de forma online, esta firma funciona como un certificado digital. Para conseguir una e.firma es preciso presentar una serie de requisitos, los cuales son:

• Un pendrive o memoria USB.
• Una dirección de correo electrónico.
• La solicitud de certificado de la e.firma original e impresa.
• C.U.R.P.
• Carta de naturalización certificada (original y copia).
• Documento de identificación (original).

Esta firma se consigue de forma forma gratuita luego de presentar esos requisitos en el Servicio de Administración Tributaria o en uno de los módulos de Servicio Tributario disponibles en tu zona.