Pasos y Requisitos Legales para crear una Empresa en Colombia

Constituir una empresa en Colombia es un paso que muchos emprendedores deciden tomar para el crecimiento y posicionamiento de sus negocios, por lo que es importante saber qué se necesita para hacerlo. Conoce en este artículo cuales son los requisitos legales para crear una empresa en Colombia.

Crear una empresa en Colombia

Tener un emprendimiento es un camino que muchas personas en la actualidad han decidido tomar, ya que esto representa la independización financiera y en muchos aspectos el cumplimiento de sueños, planes y proyectos que como personas los emprendedores se plantean. Sacar adelante este tipo de proyectos puede ser difícil en algunos casos dependiendo de qué tan ambicioso sean las aspiraciones del individuo que pone en marcha su emprendimiento.

Para lograrlo el emprendedor debe comprometerse con todos los procesos que tengan que ver con el desarrollo y el empuje de su proyecto no solamente a corto plazo sino también a largo plazo. Dentro de estos procesos, la formalización de su emprendimiento es fundamental.

Pasar de ser solo un emprendimiento, un pequeño negocio o una idea para convertirse en una empresa formalmente constituida es un gran paso que impulsa a que la futura empresa que sea constituida, pueda ser reconocida a nivel legal y se le abran una gran cantidad de oportunidades de comercio, negociaciones, asociación con otras empresas y crecimiento en general, que posicionaran a la empresa dentro del mercado o rubro al cual ésta se dedique.

En Colombia la constitución de una empresa puede ser un procedimiento engorroso sino se tiene la asesoría adecuada y si se va a la fuente de información incorrecta. Es importante que se puedan consolidar todos los requisitos legales para crear una empresa en Colombia ya que si se presentan los documentos incorrectos no se podrá realizar la formalización legal de la empresa y se pueden perder tiempo y recursos aun financieros por no estar bien informados de lo que se debe hacer.

Sin embargo es importante destacar que en los últimos años, en Colombia se han hecho un poco más sencillo todo el procedimiento para la legalización y formalización de empresas en el país. Esto se debe a que cada empresa formalizada legalmente representa el pago de impuestos que benefician a la economía del país; por esta razón el Gobierno y la Cámara de Comercios ha trabajado para que los emprendedores tengan mayor facilidad para el recaudo de requisitos legales para crear una empresa en Colombia.

Esto ha permitido que muchos empresarios y emprendedores puedan realizar sus trámites de forma personal sin necesitar de ningún tipo de intermediarios. Esto es algo que ha beneficiado tanto al gobierno como a los empresarios y emprendedores, ya que anterior mente los abogados, contadores públicos y profesionales a fines, cobraban altas tarifas por realizar los trámites y recaudos de los requisitos legales para crear una empresa en Colombia.

Aunque esta facilidad en los procesos legales no desacredita el trabajo de asesoría que pueda realizar alguno de estos profesionales, los cuales pueden ser de gran ayuda para los emprendedores que no conocen todo lo necesario para crear una empresa en Colombia, se debe reconocer que evidentemente los procedimientos que actualmente se realizan para la formalización de empresas en Colombia son más accesibles a los emprendedores y empresarios.

Organismos relacionados a la constitución de empresas en Colombia

Lo primero que es importante saber para comenzar el proceso de recaudo de los requisitos legales para crear una empresa en Colombia, es conocer cuáles son los organismos e instituciones que ayudarán al emprendedor a conseguir y consolidar cada documento necesario para todo el procedimiento de creación de su empresa.

DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

El primero de estos organismos es la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, que se encarga de todo lo relacionado con el pago, supervisión, control y administración de las obligaciones tributarias de las personas jurídicas y empresas en el país, en este organismo, el emprendedor deberá realizar trámites como la actualización y registro del RUT, más adelante ampliaremos información sobre este documento.

La Cámara de Comercio

La cámara de Comercio también es uno de los principales organismos relacionados con la tramitación de los requisitos legales para crear una empresa en Colombia. Esta dependerá de la región de Colombia en la que se encuentre el emprendedor que quiere formalizar su empresa, y se trata de una organización sin fines de lucro en cada región del país que se encarga de realizar los registros mercantiles de las empresas de forma gratuita como un ente público.

Las cámaras de comercio en Colombia tienen una función gremial dentro del sistema económico, ya que velan por los intereses de las empresas y los empresarios. A pesar de no ser un ente propiamente gubernamental, ni del Estado, tienen un papel fundamental en la constitución de las empresas ya que se encargan de los registros de las empresas permitiendo que estas puedan disfrutar de los beneficios que el Estado les brinda a partir de su formalización ante él.

Secretaría de Hacienda

La Secretaría de Hacienda se encarga de los procesos de pagos de impuestos y de resguardar y administrar los diferentes recursos económicos del sistema financiero en Colombia. Esta entidad también será fundamental en el trámite de los requisitos legales para crear una empresa en Colombia, ya que en ella se solicitaran varios documentos de los cuales más adelante se ampliará la información.

Entidad Bancaria

Es muy importante tener claro cuál será la entidad bancaria a la cual el emprendedor asociará su empresa, para esto, el mismo debe evaluar qué tipo de clientes tendrá y las actividades económicas que realizará, ya que este estudio le permitirá elegir la mejor entidad bancaria que se adapte tanto a las necesidades de sus clientes como a las propias de la empresa. Al tener una entidad bancaria definida, a través de esta el empresario podrá realizar todas las transacciones y pagos de impuestos que la empresa como organismo legal puede realizar.

Requisitos legales para crear una empresa en Colombia

Luego de saber a qué instancias se deben dirigir los emprendedores que deseen formalizar sus empresas ante el Estado, es importante saber cuáles son los pasos a seguir para la tramitación y formalización de requisitos legales para crear una empresa en Colombia.

Lo primero que se debe hacer en este procedimiento es poder plasmar de hacia dónde está dirigida su empresa. Es importante que antes de formalizar una empresa legalmente, se tenga claro cuál es el objetivo de la misma, ya que la legalización de una empresa significa que tanto el empresario como representante legal de la misma como la empresa como ente formal delante del estado, adquieren nuevas responsabilidades legales y financieras dentro de la actividad económica del país.

En este sentido si se constituye una empresa cuyos objetivos no están claros, se adquirirán responsabilidades y obligaciones que posteriormente pueden representar un obstáculo en vez de un factor de avance para el proyecto al que apunta el representante legal de la empresa. Caso contrario si se tiene una visión clara de lo que se quiere, esto facilitará los procesos para la creación, formalización y legalización de la empresa.

Dentro de los primeros pasos formales que se deben dar luego de saber a qué se quiere apuntar con el proyecto de empresa y que tipo de empresa quiere constituir, está la elección del nombre de la empresa. El nombre representa la identidad de la empresa ante los entes legales del estado y demás instituciones que se relacionaran con todos los procedimientos que se realicen con la empresa.

Para elegir el nombre de la empresa es importante cumplir con un paso fundamental, y consiste en consultar si el nombre que el empresario ha escogido para su empresa está disponible legalmente, es decir que no exista otra empresa con este mismo nombre que se ha escogido a nivel legal, ya que si es así no se podrá continuar con el registro de la misma.

Este procedimiento de verificación del nombre se realiza a través del RUES. El RUES es nada más y nada menos que el Registro Único Empresarial y Social, esta institución pública se encarga de varios trámites relacionados con la constitución y el registro de empresas y en este sentido le ayudará al empresario a verificar si el nombre que ha elegido para su empresa existe o le pertenece a otra empresa que ya esté constituida.

Por otro lado es importante que luego de verificar que el nombre no le pertenezca a otra empresa, el empresario lo pueda registrar en el RUES. Cabe destacar que realizar este registro no significa que ya la empresa esté constituida, solo le da la autorización para usar este nombre legalmente y registrarlo con los pasos siguientes para que se pueda completar el proceso de legalización de la empresa.

Lo siguiente que deberá hacer el representante legar de la empresa es consultar y establecer cuál es su código CIIU. El CIIU en Colombia es la Clasificación Industrial Internacional Uniforme de las actividades económicas que realiza la empresa, es básicamente a lo que se dedica la empresa y es muy importante que se escoja la clasificación correcta, ya que esto le permitirá varias cosas a nivel legal. Dentro de esto está realizar cierto tipo de actividades y ser reconocida a nivel internacional.

Luego de esto, el siguiente paso será establecer cuáles serán los estatutos de la empresa. Los estatutos representan las reglas y establecimientos sobre los cuales se regirá la empresa, aquí se especifican todas las condiciones, como por ejemplo los representantes legales, que cambios se realizaran en la empresa y con qué frecuencia. Sobre estos estatutos se filtraran las decisiones que se tomen en la empresa.

Al llevarlos también es importante presentar la identificación de los representantes legales, los suplentes y el documento de identificación de los accionistas de la empresa. Y que todos estén de acuerdo con los estatutos.

Posterior mente se deberá solicitar pre-RUT, que es el documento previo que se usa para emitir el Registro Único Tributario de la empresa. Este trámite se realiza descargando el formulario correspondiente del portal web del DIAN.

También se deberá tramitar la inscripción del Registro Mercantil en la Cámara de Comercio de la región de Colombia en la cual se encuentre. Como se mencionó anteriormente, la Cámara de comercio se encarga de otorgar los registros mercantiles a la empresa y de velar por que esta realice los pagos de impuestos correspondientes como empresa legal ante el Estado, de esta manera, a partir de ese momento la empresa tendrá esta responsabilidad social que deberá cumplir.

Una vez terminado el proceso de registro es importante proceder a realizar la apertura de una cuenta bancaria a nombre de la empresa. Esta cuenta deberá ser registrada con el nombre legal de la empresa ya que es la que se usará para todos los procesos financieros de la misma. De la misma forma se debe solicitar el NIT (Número de identificación Tributaria) esto se realizará a través de la DIAN para lo cual se pedirá la fotocopia de la cédula y la certificación de la apertura de la cuenta bancaria.

La DIAN también se encarga de entregar el RUT a las empresas y a los profesionales que trabajan de forma independiente, los cuales usan el RUT para realizar la Cuenta de cobro como profesionales. El RUT servirá como una especie de identificación de la empresa, el cual tendrá los datos de información legal de la empresa, este debe ser registrado obligatoriamente en la Cámara de Comercio.

Luego de esto se procederá a solicitar Resolución de Facturación, para esto deberá dirigirse también a la DIAN donde le asesoraran cual es el tipo de facturación que más le conviene de acuerdo al tipo de empresa. También deberá realizar la inscripción de los libros oficiales, los cuales constituyen los libros de accionistas, donde se plasmara todo los cambios y movimientos relacionados con las acciones de la empresa y los libros de actas.

Como último paso se debe acudir a la Secretaria de Hacienda. Allí se solicitarán varios permisos, dentro de los cuales están, el Registro de Industria y Comercio, los permisos de Suelos y la Licencia de Sanidad y Seguridad.

De esta manera podremos cumplir con todos los requisitos legales para crear una empresa en Colombia y constituir legalmente nuestra empresa.